Planifiez une implémentation réussie et sécurisée de l'ERP
Il est très important d’éviter de rater une implémentation ERP, non seulement en raison du gaspillage d’argent et de ressources, mais également à cause du risque élevé de perturbations pour vos clients, vos collaborateurs et votre chaîne d’approvisionnement.
Phases clés de l’implémentation de l'ERP
- Découverte et cadrage
Cette étape cruciale inclut la collecte d’informations et la définition de la portée fonctionnelle. La stratégie de migration des données débute par un audit complet des ensembles de données existants, de leur structure et de leur objectif. Les consultants fonctionnels et techniques du fournisseur ERP collaborent étroitement avec l’équipe de projet ERP interfonctionnelle de l’organisation. - Conception
L’audit des informations est suivi de la formalisation et de la révision des processus métier et des règles de gestion. La stratégie de migration des données est élaborée pour déterminer comment et quelles données seront transférées vers le nouvel ERP. C’est à ce stade que les écarts fonctionnels et les exigences supplémentaires apparaissent lors de la confrontation du nouvel ERP avec les besoins concrets de l’entreprise ; de même, c’est ici que les processus métier hérités seront remplacés par de nouveaux flux de travail d’un système rationalisé plus agile. - Développement
Le logiciel est configuré en fonction des exigences métier, et la documentation est rédigée, incluant les guides de l’utilisateur et le plan de formation. Les tests d’importation de données vont ensuite débuter.
- Test
La préparation des tests a lieu avant leur exécution progressive (intégration, charge et données) puis, en fonction des résultats, des ajustements continus du développement. - Formation
Un programme de formation solide conçu pour les utilisateurs est mis en place avant la mise en service, avec une documentation complète et un support dédié pour une assistance continue. - Déploiement et mise en service
Une fois la configuration, les tests et la migration des données terminés, l’environnement de production est mis en place. - Support et maintenance
Afin de fournir le support nécessaire aux utilisateurs, corriger les bugs, gérer les demandes de modification et planifier les configurations futures ainsi que les nouvelles versions des fonctionnalités, l’équipe de projet et le fournisseur ERP collaborent étroitement. Il est important de spécifier à l’avance les exigences de maintenance et de support du système ERP avec votre partenaire ERP, en tenant compte du support interne disponible et de vos besoins commerciaux (par exemple, portail en libre-service ou base de connaissances).
Définissez votre stratégie
Selon que vous optiez pour un ERP cloud ou sur site, les phases fondamentales sont similaires, mais les détails et les tâches au sein de ces phases d’implémentation ERP seront différents. Par exemple, dans les premières étapes d’un déploiement sur site, votre entreprise spécifiera et achètera du matériel, perfectionnera vos ressources pour être en mesure de configurer ou de mettre à jour votre infrastructure, ou optera éventuellement pour l’externalisation.
Il est important de connaître vos ressources disponibles, y compris le matériel et l’infrastructure, ainsi que les ressources humaines (chef de projet, ingénieurs en infrastructure, etc.) et de comprendre comment cela affecte les étapes de mise en œuvre de votre ERP.
L'importance de l'intégration ERP
Votre nouveau ERP peut ne pas couvrir tous les processus commerciaux et de la chaîne d’approvisionnement et devra se connecter à d’autres systèmes pour assurer la circulation transparente des informations, afin de créer une source unique.
Les domaines clés de l’intégration ERP comprennent :
- CRM (gestion de la relation client)
- GRH (gestion des ressources humaines)
- Gestion de projet
- E-Commerce
- EDI (échange de données informatisé)
- Production
Implémentation ERP provenant de différentes méthodes
- Intégrations personnalisées : avec des ressources techniques, une organisation développerait et construirait sa propre intégration principale, en utilisant du code API vers l’ERP.
- Intégrations construites par le fournisseur ou intégrées nativement : des applications spécifiques sont livrées avec des intégrations prêtes à l’emploi pour se connecter à d’autres applications spécifiques, en fonction de scénarios commerciaux couramment demandés.
- Plateforme d’intégration en tant que service (iPaaS) : une solution basée sur le cloud qui construit et déploie des intégrations avec d’autres applications elles aussi basées sur le cloud, sans nécessité d’installation matérielle mais basée sur des flux de travail.
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Approches de l’implémentation ERP
Il existe plusieurs méthodologies pour la mise en œuvre d’un ERP. Nous avons sélectionné les quatre principales stratégies :
Déploiement Big Bang
En d’autres termes, tous les utilisateurs de votre entreprise migrent vers le nouvel ERP simultanément. Puisque le lancement se fait à un moment donné, toutes les fonctions commerciales (finance, opérations, ventes, fabrication, entrepôt, etc.), les processus doivent préalablement avoir été configurés, formés et testés, de même que la formation des équipes effectuée.
Avantages : Plus tôt l’entreprise commence à utiliser l’ERP, plus rapidement elle pourra bénéficier concrètement des avantages promis. Une période de déploiement plus courte devrait également se traduire par une réduction globale des coûts et des perturbations.
Risques : Comme dans toute installation complète d’un nouveau système, le risque d’erreurs et de défauts est toujours présent. Votre équipe et le prestataire de services choisi doivent fournir des ressources et des processus adéquats pour anticiper cette possibilité. L’adoption par les utilisateurs d’un nouveau système peut avoir des impacts sur la productivité au sein de l’entreprise et de votre chaîne d’approvisionnement. Si cette approche est adoptée, l’entreprise devra prévoir davantage de temps pour la planification et la formation.
Les déploiements ERP avec cette approche sont réalisés progressivement dans le temps (semaines ou mois) de manière séquentielle. La séquence des phases dépend de l’entreprise elle-même, de sa structure et de son attitude face au risque. Les organisations peuvent choisir cette option dans le cadre d’une approche pilote et d’apprentissage, afin que tous les problèmes soient contenus dans la première phase, traités et ne puissent pas se répéter dans les phases futures. Une autre raison d’une mise en œuvre progressive peut être liée à la situation géographique d’une entreprise ou même être échelonnée par secteur, lorsque l’ERP est déployé équipe par équipe.
Avantages : Cette stratégie convient davantage aux organisations prudentes vis-à-vis des risques, mais aussi à celles qui souhaitent obtenir rapidement des gains et sont plus à l’aise avec des objectifs à court et moyen terme.
Risques : En raison de la nature étendue du déploiement ERP, il faudra plus de temps pour voir le plein potentiel du retour sur investissement. Il peut y avoir des perturbations, des coûts et des doubles emplois dans certains cas lorsque certaines parties de l’entreprise utilisent différents systèmes.
Déploiements progressifs
Stratégie parallèle
Cette approche de déploiement consiste à ce que les employés utilisent à la fois les systèmes existants et le nouvel ERP pendant une période définie. Cela est utilisé lorsque l’organisation souhaite disposer d’un “filet de sécurité” permettant de revenir à un système existant sans interruption ni retour en arrière. Cette approche peut également être limitée à certaines équipes ou utilisateurs critiques pour l’entreprise plutôt que pour l’ensemble de l’organisation. C’est également une approche courante lorsque des entreprises fusionnent.
Avantages : Cela offre un espace pour que les utilisateurs s’adaptent à un nouveau projet ERP, tout en limitant les perturbations dans les activités courantes de l’entreprise. Cela peut également être une approche plus rapide qu’une stratégie de déploiement progressif à long terme en raison des coûts plus élevés associés.
Risques : Cette stratégie de déploiement parallèle peut retarder l’adoption réelle par les utilisateurs, ces derniers préférant rester dans la zone de confort du système existant ou oubliant d’entrer des données dans les deux systèmes. Sur ce point, il y a par ailleurs des coûts directs et indirects liés à la maintenance et à l’exploitation de deux systèmes en même temps.
Cette option “Hybride” peut être sélectionnée pour les organisations organisées en plusieurs sites, unités commerciales ou stratégies au sein de son groupe ; où la stratégie de mise en œuvre du projet ERP peut varier. Elle peut également être adoptée dans des systèmes ERP plus complexes, où les organisations peuvent par exemple choisir le “big bang” avec les modules de base, puis une approche progressive ou parallèle avec d’autres modules pour des équipes spécifiques.
