Meilleures pratiques pour une migration ERP réussie
Avant la migration des données ERP vers le cloud ou avant le remplacement des anciens systèmes, plusieurs aspects doivent être pris en compte pour éviter les perturbations et garantir le succès de votre déploiement.
La migration vers un nouveau logiciel ERP ne se limite pas à une simple opération informatique. Elle implique en réalité la collaboration de multiples parties prenantes au sein de votre organisation et de votre chaîne d’approvisionnement. Ainsi, établir un plan solide, mobiliser les bonnes personnes et mettre en place des processus efficaces sont des étapes cruciales pour atteindre vos objectifs commerciaux.
La préparation minutieuse de votre migration vers une solution ERP est essentielle pour assurer sa réussite. Pour découvrir les meilleures pratiques de préparation et les méthodologies de projet, consultez notre page dédiée aux projets ERP.
Evaluation et planification stratégique
- Établir un plan de gestion du changement.
- Assurer une communication précoce et régulière à travers toute l’organisation.
- Implémenter, tester et capitaliser sur l’expérience acquise.
- Évaluer en continu pendant et après la migration ERP.
Plan de migration des données ERP
Au cœur de chaque système ERP se trouve une base de données partagée à travers toute l’organisation. La migration des données pose la question cruciale : quelles données détenez-vous et devez-vous transférer vers la nouvelle base de données ERP ?
Ce processus implique souvent le déplacement de données provenant de divers systèmes, formats et méthodes de stockage vers une structure unique et standardisée. Les employés peuvent avoir utilisé des applications spécifiques à leur rôle, répondant uniquement aux besoins de leur département, ou bien avoir enregistré leurs travaux sur des feuilles de calcul. Chaque équipe peut également avoir ses propres dossiers client ou fournisseur, mais la structure et les informations contenues peuvent varier considérablement d’une équipe à l’autre, influençant directement leurs processus respectifs.
Optimiser la migration des données ERP : Stratégies clés pour la réussite
- Avant de procéder au nettoyage ou à l’ajout de données pour la migration, il est crucial de définir de nouvelles taxonomies, attributs, champs et hiérarchies. Cela permettra un mappage harmonieux des ensembles de données.
- Adoptez une approche méthodique pour votre migration de données, comprenant l’analyse, le mappage, l’extraction, la déduplication et le nettoyage des données de chaque application avant leur importation dans la base de données de votre solution ERP.
- Formez une équipe dédiée à la migration des données dès le début, incluant des représentants de tous les secteurs de l’entreprise. Leur expertise est essentielle pour comprendre comment les données ont été générées et utilisées, et pour assurer un mappage et un nettoyage optimaux en vue de leur utilisation future.
- Envisagez d’utiliser des outils d’automatisation pour faciliter le mappage des données héritées selon le choix de structure.
- Restez vigilant quant aux directives du RGPD et aux conditions de consentement lors de l’enrichissement des données. Désignez une personne responsable de la gouvernance des données et de la conformité au sein de l’entreprise.
- Ne sous-estimez pas le temps et le coût associés à la migration des données. Prévoyez au moins 10% de votre budget de mise en œuvre ERP pour cette étape cruciale, et commencez dès que possible.
- Définissez avec précision les critères de transfert des données historiques pour éviter l’ajout de données redondantes dans votre nouveau système.
- Pensez à l’utilisation des données pour la prise de décision à l’échelle de l’entreprise et au niveau de chaque service ; cela influencera la cartographie, le nettoyage et la structuration des données.
- Intégrez la transformation des données dans votre plan de migration. Votre fournisseur de logiciel ERP peut recommander des sources fiables pour enrichir vos informations existantes avec des attributs et des données supplémentaires sur les clients, partenaires et fournisseurs.
- Avant de passer en production, testez les données migrées pour chaque équipe commerciale dans un environnement de test.
- Si certaines données héritées ne sont pas migrées car elles sont hors du périmètre de votre nouvel ERP, envisagez de créer une base de données d’archives accessible pour une période déterminée, permettant aux employés d’y accéder exceptionnellement.
- Évitez la duplication des données et définissez une heure de coupure claire et précise.
Plan de migration ERP : Liste de vérification complète
Définition de votre état actuel
- Collectez les informations sur l’organisation (emplacements, structure, marchés d’exploitation, spécialités, etc.).
- Identifiez les départements et les employés utilisant l’ERP ainsi que leur niveau d’utilisation.
- Élaborez une liste des certifications de l’ERP (comme ISO).
- Délimitez l’infrastructure actuelle de votre ERP (serveurs, réseau, etc.).
- Identifiez et hiérarchisez les défis actuels de l’ERP et leur impact sur l’entreprise.
Validation et tests
- Collecte des retours des utilisateurs et validation.
- Correction des bogues.
- Amélioration de l’interface utilisateur et de l’expérience utilisateur.
- Préparation de la documentation
- Test des flux de travail par rapport aux scénarios métier
Assignation d’équipe
- Affecter une équipe de projet ERP centrale
- Élaborer un plan de communication interne
- Sélectionnez un fournisseur de services ERP et des membres clés de l’équipe.
Migration des données
La migration des données est une étape cruciale dans le déploiement d’un ERP, impliquant :
- L’extraction,
- La transformation,
- Le chargement des données provenant de diverses sources dans une structure commune.
Des équipes dédiées, des outils d’automatisation et une planification minutieuse sont essentiels pour assurer le succès de cette transition.
Planification
- Définir l’optimisation des processus métier
- Phases de délimitation et de découverte.
- Identifier les modules et les fonctionnalités par priorité.
- Élaborer les spécifications des fonctionnalités.
- Choisissez votre stratégie de déploiement ERP.
- Planifiez la migration par période des données alignée sur les domaines métier.
- Confirmez le budget et les attentes en matière de retour sur investissement.
- Identifiez les mesures de référence pour le succès.
